会議が多いのに何も決まらない組織の共通点

週に何度も会議があるのに、何も決まらない。参加者全員がそう感じているのに、会議は減らない。この状況は、会議の数より会議の構造に問題があることが多いです。種類の違う会議を同じ場で混在させていることが、多くの場合の原因です。

会議には3種類ある ¶

会議は大きく、情報共有のための会議、議論のための会議、意思決定のための会議の3種類に分けられます。それぞれ、参加者に求められる役割が違います。

情報共有の会議では、参加者は聞き手です。議論の会議では、参加者は意見を出す役割を担います。意思決定の会議では、決定権を持つ人が必ず参加していなければなりません。この3つを混在させると、誰が何のために参加しているかが曖昧になります。

自社の会議を分類してみる ¶

まず、定期的に開催されている会議を書き出してください。次に、それぞれが3種類のどれに当たるかを分類します。分類できない会議は、目的が曖昧な会議です。

分類した結果、「情報共有の会議に意思決定者が毎回参加している」「議論の会議に決定権がない人しかいない」という状況が見えてくることがあります。それが、決まらない原因です。

改善の最初の一手 ¶

改善は、一番目的が曖昧な会議を一つ選んで、目的を明確にするところから始めます。「この会議は情報共有のためだ」と決めたら、議論は別の場に移します。

会議の数を減らすのはその後です。目的が明確になると、メールや共有ドキュメントで代替できる会議が自然に見えてきます。

会議の構造を変えるのは、ルールを作るより目的を共有することの方が大事です。なぜこう変えるかを伝えないと、形だけ変わって中身が戻ります。