業務フローのボトルネックを見つける方法

「なんとなく業務が遅い」「特定の人に仕事が集中している」という状態は、多くの中小企業で起きています。問題はわかっているのに、どこから手をつければいいかわからない。そういうときに有効なのが、業務フローを図に起こすことです。図にするだけで、問題の場所が見えてくることがあります。

まず「誰が何をしているか」を書き出す ¶

業務フローの整理は、ツールより先に「誰が何をしているか」を書き出すことから始めます。付箋でも、ノートの走り書きでも構いません。担当者の名前と、その人が担っている作業を並べるだけです。

このとき、正式な手順書ではなく「実際にやっていること」を書くことが重要です。手順書と実態が違うことは珍しくありません。実態を書かないと、ボトルネックは見えてきません。

「待ち時間」に注目する ¶

ボトルネックは、作業そのものより「待ち時間」に潜んでいることが多いです。誰かの承認を待っている、情報が来るのを待っている、という状態が積み重なって、全体が遅くなります。

書き出した作業の中で、「次の人に渡すまでに時間がかかっている」ポイントを探してみてください。そこが最初に手をつけるべき場所である可能性が高いです。

• 承認待ちが発生している工程
• 特定の担当者にだけ問い合わせが集中している工程
• 手順が口頭でしか伝わっていない工程
• 例外処理が多い工程

改善は一箇所から試す ¶

ボトルネックが見つかったら、一箇所だけ変えてみます。複数を同時に変えると、何が効いたかわからなくなります。2週間試して、変化を確認してから次に進む方が、結果的に早く改善できます。

改善がうまくいかなかった場合も、それ自体が情報です。「この工程は構造的な問題ではなく、人の問題だった」という発見につながることもあります。

業務フローの整理は、一人でやると見落としが出やすいです。外から見てもらうことで、社内では当たり前になっていた非効率が見えてくることがあります。